รีดเดอร์ ไดเจสท์ ฉบับก.ย.2539 ระบุไว้ว่า ต้นคิดเครื่องถ่ายเอกสาร มีชื่อว่านาย เชสเตอร์ คาร์ลสัน ทนายความของบริษัทแห่งหนึ่งในนครนิวยอร์ก ตอนนั้นปี 2479 (ตึกเวิลด์เทรดยังไม่แจ้งเกิดในนิวยอร์กซะด้วยซ้ำ) นายเชสเตอร์ ต้องตรวจเอกสารในบริษัทเครื่องใช้ไฟฟ้าแห่งหนึ่ง และรู้สึกว่าสำเนาเอกสารของสิ่งประดิษฐ์ในสิทธิบัตรนั้นมีไม่พอใช้งาน จะให้ไปพิมพ์ใหม่ก็ได้อยู่หรอก แต่เสียเวลามาก ที่ต้องพิมพ์และตรวจทานกันใหม่ หากจะไปใช้วิธีถ่ายภาพจากเอกสารยิ่งแพงไปกันใหญ่

1.คุณสามารถควบคุม และลดค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนไม่ให้สูงได้ เพราะคุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินก้อนจำนวนมาก เพื่อซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร 2.คุณไม่ต้องกังวล หรือเสียค่าใช้จ่ายมากมาย เมื่อเครื่องถ่ายเอกสารมีปัญหาข้อข้อง เพราะบริการหลังการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารของหลายบริษัทที่ให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จะมีบริการที่ครอบคลุมถึงการบำรุงรักษา รวมถึงการเปลี่ยนเครื่องใหม่ให้ทันที โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ เพิ่ม เมื่อบริษัทผู้ให้บริการไม่สามารถซ่อมแซมหรือแก้ไขได้

1.เครื่องถ่ายเอกสารแต่ละยี่ห้อ จะมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันไป 2.ถ้าสำนักงานของท่านมีงานเฉลี่ยวันละไม่เกิน 100 แผ่น 30 วันก็ 3,000 แผ่น เฉลี่ยการใช้งานประมาณ 3,000-5,000 แผ่นต่อเดือน เครื่องที่เหมาะกับสำนักงานประเภทนี้ ควรจะเป็นเครื่อง Kyocera Mita แต่ถ้าสำนักงานของท่านมีงานเฉลี่ยเดือนละ 10,000 แผ่น เครื่องที่เหมาะสม ควรจะเป็นเครื่อง Canon หรือ Fuji Xerox เพราะเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่รองรับงานเยอะได้

ในปัจจุบัน ความสะดวกในการถ่ายเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็ว จึงทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บางครั้งถือว่า ไม่จำเป็นแทรกอยู่ อาจจะเพราะว่า ถ่ายเอกสารมากเกินความจำเป็น หรือถ่ายออกมาแล้วใช้งานไม่ได้เนื่องจากใช้เครื่องไม่เป็น เราจะพบจำนวนของเอกสารที่วางกองไว้ข้าง ๆ เครื่องถ่ายเอกสารหรือกล่องสำหรับเก็บเอกสารที่มีร่องรอยของเอกสารที่ถ่ายแล้วไม่ได้ใช้อยู่เสมอ ค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสาร ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำนักงานไม่ควรมองข้าม จะด้วยกระดาษที่ถ่ายเอกสาร