ในปัจจุบัน ความสะดวกในการถ่ายเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็ว จึงทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บางครั้งถือว่า ไม่จำเป็นแทรกอยู่ อาจจะเพราะว่า ถ่ายเอกสารมากเกินความจำเป็น หรือถ่ายออกมาแล้วใช้งานไม่ได้เนื่องจากใช้เครื่องไม่เป็น เราจะพบจำนวนของเอกสารที่วางกองไว้ข้าง ๆ เครื่องถ่ายเอกสารหรือกล่องสำหรับเก็บเอกสารที่มีร่องรอยของเอกสารที่ถ่ายแล้วไม่ได้ใช้อยู่เสมอ  ค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสาร ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำนักงานไม่ควรมองข้าม  จะด้วยกระดาษที่ถ่ายเอกสาร  ค่าไฟฟ้าที่ใช้ในการถ่าย  ผงหมึกหรือวัสดุอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเมื่อคิดเป็นตัวเลขแล้ว ทุกสำนักงานจะเห็นว่า เป็นเรื่องที่จะต้องช่วยกันลดภาระนี้ ไหนจะใช้มาก ทั้งกระดาษและผงหมึก ก็เป็นตัวการอีกอย่างที่ทำให้โลกร้อนได้เช่นกัน จุดเล็ก ๆ ที่ไม่ควรมองข้ามนี้  ต้องมาดูว่า อะไรที่จะต้องมาคิดคำนึงกันบ้างในการลดค่าใช้จ่ายหรือควบคุมการถ่ายเอกสารในสำนักงานได้   ในที่นี้จะดูจากปัจจัย 3 ตัวด้วยกันได้แก่  กระดาษถ่ายเอกสาร   เครื่องถ่ายเอกสาร   คนถ่ายเอกสาร (พนักงานสำนักงาน)  มีรายละเอียดดังนี้
กระดาษที่ใช้ถ่ายเอกสาร
 ลักษณะของกระดาษ  กระดาษสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารจะมีลักษณะที่แตกต่างกัน ตั้งแต่จำนวนแกรมของกระดาษ ยิ่งกระดาษที่มีแกรมหนา ก็จะมีราคาแพงยิ่งขึ้น ดังนั้น ต้องคำนึงถึงชนิดของกระดาษให้เหมาะสมกับงานทีต้องการถ่ายเอกสารออกมาด้วย
 ขนาดของกระดาษ  จะพบว่า การถ่ายเอกสารใช้กระดาษที่ผิดขนาดเป็นจำนวนมากหาก เครื่องถ่ายเอกสารนั้นจะปรับขนาดของการถ่ายให้เท่ากับชนิดของกระดาษที่บรรจุอยู่ในถาดรองกระดาษ
 ราคากระดาษ  ปัจจุบันมียี่ห้อของกระดาษถ่ายเอกสารออกมาในท้องตลาดให้ผู้ใช้ได้มีโอกาสเลือกมากมายหลายยี่ห้อ  ราคาของกระดาษต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนว่า จำนวนกระดาษต่อรีม (500 แผ่น) ครบหรือไม่
เครื่องถ่ายเอกสาร
 ลักษณะของการใช้งาน  การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารต้องดูว่า ลักษณะของงานในสำนักงานนั้น ๆ  ว่า จำเป็นต้องใช้เครื่องขนาดไหน หรือว่าใช้วิธีจ้างหน่วยงานอื่นจะสะดวกกว่าหรือไม่ และหากต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ชนิดของเครื่องก็ต้องแตกต่างกันออกไป
 คุณสมบัติหลายอย่างภายในเครื่องเดียว  มีเครื่องถ่ายเอกสารที่รวมเอาทั้งการถ่ายเอกสาร การพิมพ์ การสแกน และแฟกซ์อยู่ในหนึ่งเครื่อง ซึ่งเครื่องแบบนี้เหมาะกับการผลิตเอกสารที่มีจำนวนไม่มากนัก และพบว่า เครื่องแบบนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้จำนวนหนึ่ง เพราะมีขั้นตอนการใช้ที่มีลำดับความยุ่งยากพอสมควร
 การเลือกเครื่องถ่ายเอกสาร  สิ่งที่จะต้องคำนึงถึงได้แก่  ราคา หากเครื่องราคาถูกแต่อุปกรณ์ที่จะต้องใช้พ่วง เช่น หมึกมีราคาแพงและใช้งานได้จำกัดครั้งก็เป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายในระยะยาว  ยี่ห้อ/รุ่น ที่ขายในท้องตลาดที่ออกมามากมายต้องดูว่า เป็นยี่ห้อที่ผลิตเครื่องถ่ายเอกสารหรือผลิตสินค้าอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและบริการหลังการขายในท้องที่ให้บริการด้วยความสะดวกและรวดเร็ว
 วิธีการใช้  การควบคุมการถ่ายเอกสารซึ่งจะหาวิธีการที่ทำให้สำนักงานใช้ประโยชน์จากเครื่องถ่ายเอกสารให้คุ้มค่าและประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งระยะสั้นและระยะยาว คือการใช้งานให้ถูกตามข้อบังคับใช้ของเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละรุ่น/ยี่ห้อ
พนักงานสำนักงาน
 จิตสำนึกของพนักงานสำนักงาน  บ่อยครั้งที่มีหลายคนคิดว่า การถ่ายเอกสารเป็นเพียงค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ  ไม่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายในระยะยาวที่จะต้องสิ่นเปลือง ทั้งที่สามารถใช้ระบบอื่นแทนได้
 การใช้คู่มือ  คู่มือเครื่องถ่ายเอกสาร จะต้องสามารถหยิบใช้ได้สะดวกและหาข้อสงสัยและข้อแก้ไขในการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารได้เป็นอย่างดี